Financer la formation de ses salariés via l'OPCO : qui paie quoi, comment faire
Chaque année, les entreprises versent une contribution formation obligatoire à leur OPCO (Opérateur de Compétences). Et chaque année, une partie de ces fonds reste inexploitée, faute de demande. Voici comment récupérer ce qui vous revient pour former vos salariés ou vous-même.
Le système de financement de la formation professionnelle en France est complexe, mais pour une TPE ou une PME, la mécanique pratique est plus simple qu'elle n'y paraît. L'essentiel se résume à : vous cotisez obligatoirement à un OPCO, votre OPCO dispose de fonds pour financer des formations, il faut demander la prise en charge avant la formation et respecter quelques règles pour obtenir le financement.
Les OPCO : ce qu'ils sont et ce qu'ils font
Les Opérateurs de Compétences (OPCO) ont été créés en 2019 en remplacement des anciens OPCA. Il en existe 11 en France, chacun couvrant un ou plusieurs secteurs d'activité. Leur rôle : collecter les contributions formation des entreprises, financer les actions de formation des salariés, et accompagner les entreprises (surtout les TPE/PME) dans leur politique formation.
Votre OPCO est déterminé par la convention collective applicable à votre entreprise, pas par votre secteur d'activité perçu. Deux entreprises du même secteur peuvent dépendre de deux OPCO différents selon leur convention collective.
Trouver son OPCO : le bon chemin
Pour trouver votre OPCO, le plus fiable est de partir de votre convention collective. Vérifiez votre convention collective sur votre bulletin de paie ou dans votre contrat de travail, puis consultez le site de France Compétences (francecompetences.fr) ou directement le site du gouvernement dédié à la formation professionnelle pour identifier votre OPCO de rattachement.
Vous pouvez aussi contacter votre expert-comptable, il connaît généralement l'OPCO de vos clients ou peut vous orienter vers la bonne source.
Montants et niveaux de prise en charge
Les OPCO n'ont pas tous les mêmes niveaux de prise en charge. En règle générale, pour les entreprises de moins de 50 salariés (ce qui couvre la quasi-totalité des TPE), les OPCO financent une part significative, voire la totalité, des formations éligibles. Les montants de prise en charge sont fixés par chaque OPCO sous forme de plafonds horaires (entre 15 et 35 euros par heure selon les OPCO et les types de formations) ou de forfaits par action de formation.
Pour une formation de 2 jours (14 heures) à 1 400 euros HT, une prise en charge à 25 euros/heure représente 350 euros. Si votre OPCO a un fonds "prioritaire TPE", la prise en charge peut aller jusqu'à 100 % du coût de la formation. Ces fonds prioritaires existent dans la plupart des OPCO pour les entreprises de moins de 11 salariés, mais ils sont souvent épuisés en fin d'année, d'où l'intérêt de faire ses demandes en début d'exercice.
Faire une demande de prise en charge : la procédure
La règle absolue : la demande de prise en charge doit être faite avant le début de la formation. Une demande postérieure n'est pas recevable. Les étapes habituelles :
Identifiez la formation souhaitée avec un organisme de formation certifié Qualiopi (certification obligatoire depuis 2022 pour les formations finançables). Connectez-vous à l'espace entreprise de votre OPCO (chaque OPCO a sa propre plateforme en ligne). Déposez votre demande de prise en charge avec le devis ou le programme de la formation, les informations sur le salarié concerné, et la période de formation prévue. Attendez l'accord de financement avant de commencer la formation. Après la formation, transmettez les justificatifs (attestation de présence, facture) pour déclencher le paiement.
CPF, Pro-A et autres dispositifs
Le Compte Personnel de Formation (CPF) est un dispositif individuel, alimenté en euros sur le compte de chaque salarié (500 euros par an, plafonné à 5 000 euros, ou 800 euros par an pour les non qualifiés). C'est la personne elle-même qui décide d'utiliser son CPF, l'employeur ne peut ni l'imposer ni l'interdire. En revanche, l'abondement CPF par l'employeur est possible : vous pouvez compléter le solde CPF d'un salarié pour financer une formation plus coûteuse.
La reconversion ou promotion par alternance (Pro-A) permet à un salarié sans diplôme ou avec un diplôme de niveau inférieur au bac+3 de se former en alternance dans le cadre de son contrat de travail, avec financement par l'OPCO. C'est un dispositif sous-utilisé mais efficace pour monter en compétences des collaborateurs clés sans interrompre leur activité.